“只要打开电脑，我就可以了解所里的基本情况，比如要解决的问题是什么，工作进展到了哪一步，每个人的工作完成情况等。信息化大大提升了事务所的服务质效。”日前，福建通瑞税务师事务所质量管控负责人郑海一边演示办公自动系统（OA系统），一边高兴地对记者说。
　　郑海介绍，该所自2006年4月成立以来，就一直坚持走信息化之路。结合事务所日常业务流程、内部质量控制等，委托软件公司开发了OA系统。该系统集成了客户管理、工作流管理、公告通知管理、公共信息、内部电子邮件、日程安排、工作日志等数十个模块，涵盖了所有业务。
　　据了解，该所的日常对外承接业务工作，都是通过OA系统的客户管理模块完成的。事务所工作人员每天将客户基本信息、客户需求、合同报价等资料录入该模块，根据客户服务登记情况制作排班计划，记录服务过程。所领导可通过该模块的综合查询功能，了解税务师提供服务的情况、客户在纳税方面存在的问题等，便于进行业务指导和质量监控。
　　福建通瑞记账部主管柯勇说：“OA系统上线后，日常工作安排变得直观，不会出现撞车现象。这在提高工作效率的同时，给客户提供了更便捷的服务。”
　　如今，该所每位员工每天上班的第一件事，就是登录OA系统，查看是否有待办工作，有没有新的待阅文件、公告和邮件。在处理公文、审阅分管部门审计项目，系统内收发邮件、沟通税务审计经验等方面，已离不开OA系统。网上办公给他们的工作带来了方便。
　　福建通瑞总经理陈俊文告诉记者，该所内部文件都在OA系统传递，信息都在OA系统反馈，加速了公文流转，实现了无纸化办公，提高了工作效率，降低了运营成本。郑海说：“与刚开业时相比，公司办公费用节约了32%。”
　　今年10月，陈俊文到一家企业去商谈业务。他边谈边将了解到的企业基本情况、存在的问题以及解决办法等内容记录到了OA系统，并提交给记账部主管柯勇去办理。柯勇通过OA系统，第一时间掌握了客户的情况以及需要办理的事情。当陈俊文拿起电话准备给柯勇交待此事时，电话那头回复说：“我看到您的记录了，我这就去办理。”一旁的客户为该所的高效率感到吃惊。
　　同时，福建通瑞在OA系统上建立了内部员工知识库，每位税务师把平时收集的税收法规、税法案例、培训资料等，分类整理后上传到知识库，实现知识共享。今年4月，注册税务师邓建去漳州给某外资企业做2007年度的所得税汇算。马上就要到汇算截止日了，而企业账务复杂，凭证众多。在审核过程中，邓建又发现客户2007年度发生大额技术开发费，可以享受加计扣除的优惠政策，但该项业务政策性强，如果此时花时间去找政策、理思路，根本来不及。恰巧知识库里有同事上传了某外资企业技术开发费加计扣除案例，列出了审核重点以及审计程序。邓建据此与企业进行沟通，圆满完成了所得税汇算任务。
　　针对大客户，福建通瑞还利用OA系统，设立了专门的OA用户名，建立专门资料夹，为其提供个性化服务。
　　福建新华集团是一家大型企业，涉及的税收政策复杂。《企业所得税法》实施后，该企业原下属的非独立法人机构按照新税法规定应汇总缴纳企业所得税。面对出现的新问题，该企业向福建通瑞进行咨询。该所将相关政策分类归档，放入企业的资料夹里。该企业只需登录OA系统，就能够查看相关法规政策，轻松解决财税问题。
　　此外，福建通瑞还可以利用OA系统与客户进行在线沟通与交流，及时办理各项业务。
　　今年8月，美国盛腾集团公司驻福州办事处委托事务所为其代理记账。该办事处负责人是一位美籍华人，对中国税收政策不熟悉。于是，该所运用OA系统全程记录了工商登记、税务登记、银行开户、申请纳税网上申报等业务的办理情况，加上便捷的在线沟通，使美国盛腾集团在华办事处所要开展的各项工作得以快速高效完成。